안녕하세요. 위볼린입니다. 

오늘은 하루하루가 당황스러울 신입 사원을 위해 업무 시 커뮤니케이션 능력을 향상하는 방법에 대해 알려드리고자 합니다. 아무래도 일반적인 대화와 ‘원활한 업무를 위한’ 대화는 그 방법과 스킬이 다르기 마련인데요. 많은 신입사원이 입사 후 어려움을 겪기도 하는 부분입니다.

여러분이 신입 사원이라면, 혹은 이제 곧 입사할 예정이라면 도움이 될 만한 글이니 꼭 읽어보시길 추천해 드립니다! 

신입 사원 여러분! 커뮤니케이션 능력은 업무의 기본이라는 것을 잊지 마세요. 

1인 사업자가 아닌 이상 혼자 하는 업무는 없습니다. 1인 사업자마저도 고객 혹은 납품처와 커뮤니케이션이 필요하니 커뮤니케이션 능력은 업무의 기본 그 자체라고 할 수 있는데요.

커뮤니케이션은 업무를 돌아가게 하는 톱니바퀴와도 같습니다. 커뮤니케이션이 잘 이루어지지 않으면 업무 전체에 영향을 미치게 된다는 사실, 꼭 명심하세요! 

신입 사원이 가장 많이 하는 실수 중 하나가 본인에게 주어진 업무를 ‘하기만’ 하면 된다고 착각하는 것인데요. 신입은 ‘새로운 환경에 발을 들인 사람’으로 회사와 업무에 적응하는 과정이 필요하고 또 잘못된 길로 가고 있다면 그 길을 바로잡는 것 역시 필요합니다. 회사에 도움이 되고 도움을 받기 위해서는 적절한 커뮤니케이션 스킬을 사용하는 것이 중요하다는 것, 잊지 마세요. 

1. 중요한 의사소통은 서면으로 남겨주세요. 

같이 업무를 하다 보면 서면으로 의사소통하는 것 보다는 서로의 얼굴을 보며 대화하는 것이 오해를 줄이고 문제 해결에 도움을 줄 때가 많습니다. 하지만 모든 업무를 얼굴을 보며 대화하다 보면 중요하거나 나중에 보아야 하는 기록을 남기지 못해 곤란한 경우가 생기는데요. 

예를 들어볼까요?

회의나 업무에 관한 이야기를 하던 도중 아주 좋은 아이디어나 다음에 진행할 업무의 플랜이 나왔다고 가정해봅시다. 이 경우 대화 내용이 제대로 기록되지 않으면 좋은 아이디어를 날리거나 업무에 차질이 생길 수 있습니다. 따라서 대면으로 회의했을 때에도 회의가 끝난 후에 서면으로 회의록을 남기는 것이 중요합니다.  

여기서 주의해야 할 점은 메모와 회의록을 구분하는 것입니다. 대화 중 적은 단어를 나열한 정도의 메모는 시간이 지나면 어떤 맥락인지 파악하기 어렵습니다. 따라서 회의 중 적은 메모는 회의가 끝난 후 회의록으로 안건별로 자세히 정리하고 팀원들에게 공유해두는 것이 좋습니다. 

사내 커뮤니케이션에는 물론, 회사 외부 사람과 커뮤니케이션할 때도 기록을 남기는 태도는 매우 중요합니다. 전화로 이야기가 되었다고 해도 서로 이해하고 있는 부분이 다를 수 있습니다. 따라서 메일이나 메신저를 통해 구두로 이야기된 부분을 한 번 더 확인하고 합의가 되었다는 증거를 남겨두는 것이 이후 업무에 문제가 생기는 것을 방지합니다.

2. 메시지 혹은 메일을 보았다면 가능한 한 즉시 답변을 주세요. 

즉시 답변하라는 것이 어떤 순간에도 상대방의 질문에 알맞은 대답을 내놓으라는 것은 아닙니다. 당장 답변이 필요한 상황이 아니거나 미팅이나 중요한 회의같이 답변하기 어려운 경우라면 답변을 조금 미뤄둘 수 있습니다. 

융통성 있게 판단하는 것이 중요하지만 기본적으로는 상대방의 메일이나 메신저를 확인한 자리에서 바로 답변을 전달하는 것이 좋습니다. 질문이나 요청에 바로 응할 수 없는 경우에도 확인해보겠다. 정도의 답변이라도 미리 전달하는 것이 필요합니다.

당신의 상사가 당신에게 파일을 전달해달라는 메시지를 보냈을 경우를 가정해봅시다. 당신이 파일을 찾고 있는 동안 메시지를 보낸 상사는 당신이 답변이 없어 다른 사람에게 묻거나 스스로 파일을 찾느라 시간을 허비했을 수도 있습니다. 

따라서 “찾아보겠습니다. 잠시만 기다려주십시오” 등의 답변을 미리 주어 당신의 상사가 다른 업무에 집중할 수 있게 해준다면 업무의 효율을 높일 수 있습니다!

3. 신입 사원이라면 누가 묻기 전에 업무를 수시로 공유하세요.

일에 집중하고 있는 상사를 붙들고 이야기하는 것은 신입 사원에게는 부담스러운 일일지도 모릅니다. 하지만 더 큰 문제를 미연에 방지하기 위해서는 당신의 업무 상황을 미리 공유하는 것이 필요인데요.

신입 사원은 항상 스스로가 실수할 수도 있다는 점과 스스로 판단한 것과 상사가 판단하는 것은 다를 수 있다는 점을 고려해야 합니다. 자신의 판단에 맡겨 데드라인까지 업무를 공유하지 않는다면 최악의 결과로 해당 업무를 처음부터 다시 해야 하는 일이 생길지도 모릅니다.

특히 중간 관리자들은 동시다발적으로 이루어지는 여러 가지 업무들이 잘 되고 있는지 지속해서 확인해야 합니다. 하지만 매번 모든 직원에게 찾아가 물어볼 수는 없기에 업무가 어디까지 진행되고 있는지, 어떤 부분에서 막히고 있는지, 언제까지 마무리할 수 있는지 등을 상사가 묻기 전에 미리 공유하는 태도가 필요합니다.

4. 정확하게 말하는 습관을 들이세요.

업무 관련 대화 시 그거, 저거 등 지시어를 활용하거나 정확하게 이야기하지 않으면 생각보다 불필요하게 시간을 낭비하게 됩니다. 

예를 들어봅시다. 

보기만 해도 번거롭네요.

효율적인 업무를 위해서 요청사항을 정확하게 말하는 습관은 매우 중요하다는 사실, 아시겠죠? 예시 대화처럼 내부적으로 파일이 오고 가는 경우에는 큰 문제가 되진 않지만, 외부로 잘못된 파일이 나가는 경우에는 업무 플랜에 지장이 생기거나 자칫하면 문제가 될 수 있기 때문에 더욱더 중요합니다.

오늘은 업무를 원활하게 하는 직장 커뮤니케이션 방법에 대해 알아보았는데요. 오늘 소개해드린 방법은 직장인이라면 알고 있어야 할 매우 기본적인 사항입니다. 다음에는 여기에 더불어 일 잘하는 신입사원이다! 소리를 듣는 데 도움이 될 만한 커뮤니케이션 스킬에 관해 알려드리도록 하겠습니다.  

written by manager Tom🤠