안녕하세요, 위볼린입니다.

직장 생활에서 정말로 중요한 요소 중 하나를 꼽으라면 단연 ‘소통’일 것입니다. 그래서 지난번에는 신입사원 여러분의 원활한 업무를 위한 커뮤니케이션 방법으로 무엇이 있는지를 알아보았죠. 다시 한번 그 방법에 대해 말씀드리면, 

1. 중요한 의사소통은 서면으로 남겨주세요.

2. 메시지 혹은 메일을 보았다면 가능한 한 즉시 답변을 주세요.

3. 신입 사원이라면 누가 묻기 전에 업무를 수시로 공유하세요.

4. 정확하게 말하는 습관을 들이세요.

이렇게 4가지가 있었습니다. 이러한 커뮤니케이션 방법들은 직장인이라면 기본적으로 알고 있어야 할 사항이라고 볼 수 있죠. 

오늘은 기본 소통 스킬에서 한 단계 더 나아가 더 유능한 직원으로 만들어 줄 커뮤니케이션 스킬에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 신입 사원을 비롯해 커뮤니케이션에 관해 걱정인 직장인 분들이라면 한 번쯤 보시는 것을 추천해 드립니다

직장에서 효율적인 커뮤니케이션이란 단순히 동료 직원들과 활발하고 솔직하게 얘기하는 것을 말하지는 않습니다. 물론 활발하고 솔직하게 말하는 것은 중요하죠. 하지만 효율적인 커뮤니케이션을 위해서는 그 이상의 스킬이 필요합니다. 

효율적인 커뮤니케이션 스킬을 통해 직장 내의 동료들 간의 대인관계가 원활하게 되고, 상호 간의 결속력이 높아질 수 있습니다. 또한 이를 바탕으로 프로젝트 진행 시 번복되는 작업을 줄여 업무의 생산성을 향상할 수도 있죠. 즉, 효율적인 커뮤니케이션을 하게 되면 회사의 수익까지 증가할 수 있습니다. 

그렇다면 당신을 유능한 직원으로 만들어줄 커뮤니케이션 스킬에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

1. 상대방을 고려하여 소통하세요. 

원활한 커뮤니케이션에서 가장 중요한 것 중 한 가지는 바로 상대방을 고려하는 것입니다. 그저 자기가 하고 싶은 말만 하는 것이 아니라, 상대방이 내가 한 말을 이해할 수 있는지를 고려하며 말하는 것입니다. 

예를 들면, 한창 업무를 위해 대화하고 있습니다. 약간의 전문적인 지식이 필요한 주제로 대화하고 있는데, 상대방은 잘 모르는 눈치입니다. 이때 상대방을 고려하지 않고 그저 내가 알고 있는 것만 계속 얘기를 한다면, 상대방은 이해를 제대로 하지 못할 것이고, 후에 결과물이 나올 때 엉망으로 나올 수 있죠. 상대방이 이해할 수 있게 여러 번 얘기하거나 쉽게 얘기해 준다면? 전자보다 결과물의 퀄리티는 상승할 것입니다. 

일부러 꾸미기 위해 불필요한 표현을 하는 것은 좋지 않습니다. 상대방의 반응을 살피며 수준을 판단하여 말을 하는 습관이 중요하죠. 마지막으로 이야기를 한 후에 하고자 하는 말을 정리해서 다시 한번 말해주는 것은 상대방을 고려해서 소통할 수 있는 좋은 방법입니다.

2. 두괄식으로 결론부터 말하세요. 

소통할 때 구체적인 내용을 말하는 것은 당연히 중요합니다. 하지만 구체적으로 설명하기 위해 처음부터 구구절절 말을 하다 보면 점점 말이 늘어지게 되고, 어느 순간 내용은 산으로 갈 수도 있습니다. 또한 이야기를 계속 하다 보면 듣는 사람은 점점 집중력이 떨어질 수도 있죠. 이런 것을 방지하기 위해서 구체적으로 말하되 전달하고자 하는 핵심 내용 혹은 결론을 먼저 말해보세요. 두괄식으로 결론을 먼저 말하게 되면 상대방이 이해하기 더 쉬울 수 있습니다.

그러니 말하고자 하는 결론을 먼저 말해 보는 습관을 들여보세요. 참 그러고 나서 마지막에 자신의 생각을 덧붙여 보세요. 

3. 말끝을 흐리지 말고 완전한 문장으로 말하세요. 

신입 직원의 경우 상사가 물어보면 말끝을 흐리면서 대답하는 경우가 있습니다. 말끝을 흐리게 되면 말하는 내용을 제대로 전달할 수도 없을 뿐만 아니라 자신감도 없어 보입니다. 

예를 들어 보겠습니다. 

이 대리 : 김 사원님, 어제 말씀드린 XX보고서 어디까지 진행되셨나요?

김 사원 : 네 대리님, 그게 아직 작성 중에… (X)

→ 네, 대리님. 지금 70% 정도 작성하였고, 금일 오후 중으로 마칠 예정입니다. (O)

말끝을 흐려 제대로 끝마치지 않는 위의 문장보다는 완전한 문장으로 말한 아래 문장이 상대방 입장에서는 이해하기에 더 편합니다. 그러니 직장 내에서 상사의 질문에 답변을 하거나 보고할 때에는 항상 완전한 문장으로 말하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

4. 도표나 그래프와 같이 시각적인 요소를 활용해 보세요. 

커뮤니케이션은 사람 간의 대화에서만 하는 것이 아닙니다. 보고서 작성이나 PPT발표 시에 하는 소통도 모두 커뮤니케이션이 될 수 있죠. 도표나 그래프와 같이 시각적인 요소를 활용하는 것은 일상적인 대화할 때보다는 보고서나 기획서를 작성하거나 발표할 경우에 효과적인 방법입니다. 보고서에 내가 전하고자 하는 바를 글씨로 빽빽하게 적어 낸다면 마음은 뿌듯할 것입니다. 하지만 이것을 실제로 보는 사람은 과연 무엇을 얘기하고 싶은 것인지 콕 짚어 알아내기 어려울 수 있죠. 발표할 때에도 마찬가지입니다. 그러니 PPT에 글씨를 적어 넣어서 발표를 하는 것 보다 도표나 그래프와 같은 요소를 활용해 발표를 하는 것이 시각적으로 확실하게 전달할 수 있는 방법입니다. 

5. 사실에 근거해서 솔직하게 말하세요. 

솔직하게 커뮤니케이션 하는 것은 굉장히 중요합니다. 당장 혼나는 것이 무서워 사실을 말하지 않고 거짓으로 말하는 경우가 있습니다. 물론 당장의 위기는 지나갈 수 있겠죠. 하지만 거짓말은 언젠가는 밝혀질 수 있습니다. 그렇게 되면 더 큰 문제를 야기할 수 있죠. 자칫하면 수습하지 못할 지경에 이를 수도 있습니다. 무엇이든지 쌓는 건 어렵지만 무너지는 것은 한순간입니다. 한번 신뢰를 잃게 되면 그 신뢰를 다시 쌓기는 굉장히 어렵죠. 그러니까 모르겠으면 모르겠다, 실수했으면 실수했다 라고 솔직하게 말씀하세요. 또한 조금이라도 확실하지 않다면 잘 모르겠다라고 말씀하세요. 그렇게 사실대로 말하고 함께 해결방안을 찾으면 되니까요. 아무리 뛰어난 박사라고 해도 모든 것을 알지는 못합니다. 그러니 절대 아는 척은 하지 말고 솔직하게 말하세요!

오늘은 당신을 유능한 직원으로 만들어 줄 커뮤니케이션 스킬에 대해 알아보았습니다. 오늘 소개해드린 방법은 직장인이라면 알고 있으면 좋은 사항들이었습니다. 처음에는 쉽지 않겠지만, 몇 번 하고 나면 적응이 될 것입니다. 우리 모두 커뮤니케이션 스킬을 잘 활용해서 일 잘하는 직원이라는 소리를 들어보자구요!

written by manager Joong 🙂